Cerimonial? Pra quê?, por Rose Quadros.

Todos os dias me deparo com noivas, noivos, mães de noiva e diversas outras pessoas se perguntando porque contratar um serviço de assessoria e cerimonial para o casamento e também porque ele "custa tão caro". Finalmente decidi escrever um pouco sobre o assunto e, quem sabe, elucidar alguns pontos tão discutidos e questionados por quem não está inserido no mercado de eventos. Vamos lá!

 

Você decidiu se casar ou fazer um evento no qual será o centro das atenções (bodas, aniversário, evento empresarial, etc). Ótimo! Em todas essas ocasiões há uma série de protocolos e detalhes a serem verificados e executados na hora exata e de maneira correta para que a celebração ou festa seja um sucesso absoluto.

Se você não tem tempo ou disponibilidade para pesquisar fornecedores e orçamentos, nem criatividade para se dedicar ao projeto do evento, o primeiro passo sem dúvidas é contratar uma assessoria. Esse profissional traça o perfil do cliente e do evento e à partir de então faz a captação de fornecedores que correspondam às expectativas do cliente (tanto no que se refere a qualidade, quanto à estética e finanças). É portanto um trabalho que demanda muitas horas de dedicação e empenho.

Ah, mas seu caso é diferente: você quer "colocar a mão na massa"! Você faz questão de pesquisar, coletar informações e orçamentos e decidir quais fornecedores quer que participem do seu projeto. Perfeito! Entretanto, engana-se quem acredita que não precisará de assessoria no mês que antecede o evento, e principalmente no dia D.

 

Responda: quem será o responsável por fazer todos os check lists dos mais diversos fornecedores, checar e confirmar horários, verificar se tudo o que foi contratado foi entregue em perfeitas condições e no horário combinado? Quem vai gerenciar todo o recurso humano necessário para a execução do evento, atender as demandas de todos os prestadores de serviços e convidados, administrar e solucionar imprevistos sem que você tome conhecimento dos mesmos, fiscalizar o serviço de buffet antes, durante e após o término, verificar se todos estão sendo bem servidos e garantir que tudo saia na mais perfeita ordem, trabalhando para que você não tenha desgostos ou prejuízos?

Não, o serviço de assessoria e cerimonial não consiste em apenas enviar uma lista de fornecedores indicados e estar presente no dia do evento com várias recepcionistas uniformizadas. Definitivamente um bom cerimonial não se restringe a isso. Ele é responsável por administrar tudo o que você planejou com tanto carinho e investiu alto para que acontecesse. Pensem na dimensão e no tamanho da responsabilidade do serviço de cerimonial. Você pode ter feito tudo direitinho, escolhido só os melhores fornecedores do mercado, mas se você erra na escolha do gestor da festa é alta a probabilidade de algo sair errado.

Ouço algumas pessoas dizerem: "ah, mas eu não reservei recursos para esse serviço!" "Não acho justo pagar tanto num serviço de cerimonial." "Tantos reais está ótimo para esse tipo de serviço, não estou disposta a investir mais que isso não!" Ok, cada um tem suas prioridades e acho importante que seja assim! Uma das primeiras coisas que defino com meus clientes é em quais serviços eles querem investir mais, um bom planejamento financeiro contribui sobremaneira para o sucesso de um evento. Entretanto é preciso saber quanto e onde economizar, pois o barato pode sair caro.

 

Quem opta por um serviço "com preço imbatível" economiza alguns reais sim. Tais clientes acreditam que apenas algumas recepcionistas (que recebem um pagamento módico pelos seus serviços) são necessárias, "somente para fazer o básico mesmo, tá bom!" E é claro que há a chance não ocorrer nenhum imprevisto.

Entretanto, caso aconteça um único problema que o cerimonial que você contratou não consiga administrar, seu evento pode sair do controle e fugir do que foi planejado por você, trazendo consequências para os fornecedores, anfitriões e também para os convidados.

Aí, queridos leitores, sinto informá-los, mas não há dinheiro que pague a decepção e o desconforto causado. Não há como voltar no tempo e realizar um novo evento. Não há como voltar no tempo e contratar outro fornecedor. Você pode até entrar com uma ação judicial e receber indenização, entretanto as lembranças de um momento que era para ser de alegria e não foi jamais sairão da memória.

Vale a pena arriscar todo o seu planejamento, dinheiro e expectativas em troca de uma pequena economia? Qual o valor (pecuniário e emocional) do seu evento para você e sua família? Essa suposta economia realmente fará diferença em seu orçamento atual e futuro?

Esse texto tem o objetivo de esclarecer a importância do serviço de assessoria e cerimonial, que muitas vezes é subestimado por noivas e outros clientes que não estão a par da dinâmica organizacional de eventos. Concordo plenamente que arcar com os custos de um evento não é fácil, entretanto há itens que, quando colocados de lado ou escolhidos de maneira displicente ou desatenta, podem colocar todo o seu planejamento a perder!

Pensem nisso!

Fotos: Estúdio Marilena Santiago

Equipe: Rose Quadros Cerimonial

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