Como planejar um evento perfeito: o que a consultoria pode fazer por você!

É isso entre outras coisas que uma consultoria em eventos poderá lhe ajudar: a delinear este evento tão desejado, tornando-a inesquecível! Assim, se não sabe por onde começar, tentarei aqui dar o "caminho das pedras"...

A primeira coisa que alguém que fará um evento deve ter em em mente é que, sejam casamentos, bodas, "debuts", aniversários, eventos corporativos ou qualquer outro tipo de celebração, as boas escolhas são decisivas para tornar a data inesquecível, tanto para os anfitriões tanto para os convidados.

O primeiro pensamento que vem a cabeça é ter um evento de qualidade com bom preço, só que para isso é necessário começar a pesquisar lugares, fornecedores, prestadores de serviços e seus preços, bem antes! Tenham sempre em mente: um evento e seu projeto com um bom tempo para sua execução é sempre muito mais fácil de ser conduzido!

Algumas dicas e alguns caminhos a serem seguidos no começo do planejamento do evento pode ajudar lá na frente, na realização dele, evitando imprevistos e falhas! Porém, eu sou a primeira a levantar a bandeira das Assessorias de Casamentos, tenho certeza que todos aqueles que são assessorados tem muito mais chances de serem bem sucedidos em seus eventos, casamentos! Porém conhecendo um pouco dos "festeiros" brasileiros e até mesmo nas noivas brasileiras, sei que eles gostam de no início irem por conta própria atrás de tudo, dos serviços, do planejamento etc, até como uma forma de viver intensamente aquele momento, porém, na metade do caminho na maioria das vezes elas sentem a real necessidade da assessoria de casamento!

Consultoria não é assessoria (veja diferença no box: http://www.amandicaindica.com.br/p/consulta-de-eventos-on-line.html) mas pode ajudar muito quem está começando a ver tudo para sua comemoração e principalmente para o seu casamento, pois poderá identificar seus sonhos dentro do seu orçamento, direcionar os interessados aos fornecedores e prestadores de serviços que caberão dentro disso sem perder nunca a qualidade, pois sempre serão empresas e pessoas físicas em que confiam (as consultorias) e se ainda tiverem parceria, poderão conseguir um bom desconto aos anfitriões na hora de fazer orçamentos...assim pessoas que irão realizar algum evento ou os noivos terão um caminho a trilhar no início, que poderão ou não seguí-lo, mas NUNCA deixem de lado a opotunidade de terem sua própria assessoria, pois ela "colocará a mão na massa" para tudo acontecer do seu jeito!

Seguem algumas dicas, apenas elucidadtivas de cada um destes ítens, pois posso garantir que sempre há mais algum detalhe a ser tratado, conversado e planejado com antecedência!

Sonhos x Financeiro

Sempre é preciso estipular qual o orçamento dos anfitriões ou noivos podem disponibilizar e quais são os ítens que eles acham mais importante, porém nem tudo o que eles acham mais importante fará tanta diferença em seu evento, assim é dever do consultor ou da assessoria tentar colocar seu cliente "com os pés no chão" e fazer com que não caiam em tentações, à não ser que o orçamento seja realmente grande para um evento de grandes proporções, mas mesmo assim fica até deselegante exagerar no que não é preciso.

Procurar fornecedores e ser no começo direcionado à eles que sejam de acordo com o valor pretendido também ajuda a não gastar mais do que pretendido, porém, repito: não é porquê seu fornecedor não será o mais caro e badalado do mercado que você não terá um serviço lindo e de qualidade ok?

Identificar o perfil da festa

Cada pessoa tem seu estilo e gosto particular e lógico, serão estas particularidade que tornarão seu evento inesquecível! É necessário decidir como será realizado, qual será a sua dimensão, no caso de não ser casamento se terá algum tema, ou se for casamento se será na cidade, campo ou praia. A partir disso, quando a pessoa chegar ao assessor que foor contratar, ele conseguirá planejar com mais facilidade a decoração, o local, iluminação, música etc.

Contratar uma assessoria de eventos

E este ítem é realmente muito importante, eu mesma em meu escritório ou nas consultorias on line, costumo indicar algumas assessorias em que confio e que tenho certeza que dará toda a assistência aos meus clientes da consultoria, afinal estes profissionais têm o papel de orientar e ajudar os seus clientes em toda a produção da festa.

Além da competência e credibilidade da empresa escolhida, deve-se ter total afinidade com seu assessor, afinal o trabalho juntos será realizado por muito tempo juntos, e imagina estar ao lado e ter que lidar com alguém que achou arrogante, "chatinho" ou até mesmo insuportável, mas acabou contratando-o apenas pelo renomado serviço que ele possui: empatia é fundamental!

Lista de Convidados

Sempre deve-se levantar o número de convidados pois é com base nele que o evento será idealizado e realizado, assim ficamos imunes de imprevistos em se tratando do número de pessoas que estarão presentes como falta de mobília, espaço e até mesmo comida e bebida (imagine que horror!!!)

Local da Festa

A escolha do local da festa está ligado ao perfil do evento, dos enfitriões e seus convidados. Porisso o ítem "número de convidados" é importantíssimo para sabermos o tamanho do local a ser escolhido, verificando em seguida toda a sua infraestrutura e sempre verificar se há necessidade de contratar seguros, geradores, toldos entre outros.

Aconselho a reservar pelo menos com 8 meses de antecedência em lugares como São Paulo e grandes capitais, e se o evento for de sexta ou sábado, um ano antes é essencial, pois estes dias são muito procurados e alguns lugares muitos disputados.

Se caso os anfitriões tiverem muitos convidados de fora (outras cidades, Estados ou até de fora do País) deve haver uma preocupação extra com estes convidados, para que eles fiquem confortáveis, hospedados perto de onde ocorrerá o evento e oferecer transporte até o local pode ser um delicadeza e tanto!

A escolha dos fornecedores e prestadores de serviços

Nem preciso muito escever aqui já que meu trabalho neste blogsite e como consultora é quase todo voltado à esta preocupação, mas saibam que é a partir da proposta do evento que estes serão escolhidos e posteriormente contratados, e não se esqueçam de contratar com antecedência também para não correr o risco de ficar sem o seu preferido.

Não se esqueçam de pedir referências, de conversar com quem já fechou eventos com eles, de assinar um contrato bem elaborado para ambas as partes, tudo isso evitará imprevistos e trará tranquilidade para todos.

A escolha do cardápio.

Lógico que, podendo, o menu deve ser completo, tentando rspeitar o gosto de quem está presente. Mas como agradar à todos? Afinal, não dá para "agradar gregos e troianos"... pode ser que não dê realmente, mas só pelo perfil dos convidados dá para se basear e evitar constrangimentos, exemplos:

- cardápios sofisticadíssimos se o seu público for mais simples (ou vice-versa);

- cardápio normal oferecido por qualquer buffet se a maioria dos presentes forem judeus por exemplos, adeptos da comida "kösher";

- Serviço de buffet (cada um se servindo, tendo que se levantar da mesa etc) se a maoria dos seus convidados forem idosos;

Entre muitos outros constragimentos...

A escolha das músicas

O ideal seria identificar a faixa etária para depois escolher o cardápio musical, porém, na minha opinião, deve-se tocar todos os ritmos musiciais pois assim agradará a todos pelo menos um pouco; se o profissional contratado um DJ ou banda, ou os dois, deve-se  ter qualidade musical, isso é essencial!

Sei que este é um ítem chato, eu mesma quando me casei em 2005 não deixei que minha banda e DJ tocasse músicas estilo "Xuxa", nem funk, nem sertanejo, nem axé e nem pagode...resultado: convidados foram até eles pedir a música "tal" e "tal" e sempre eram as músicas que eu não queria que tocasse, e aí? Deixei tocar é claro, eu queria mais que meus convidados se divertissem muito, e graças à eles (convidados) que iam pedir as "suas" músicas deu tudo certo e eles se divertiram muito. Então cuidado com este ítem certo?

Decoração e Iluminação

Seja que evento for, a decoração precisa ser agradável, aconchegante e estar ao gosto dos anfitriões; tentar evitar flores muito perfumadas às mesas pode ser gentil com alguns convidados qu sejam alérgicos mas que os anfitriões não saibam. Fazer arranjos diferentes com tecidos (composés), com louças diferenciadas, prataria ou cristais e um ítem que acho lindo são as mesas comunitárias muito usadas hoje em dia.

A iluminação sempre vai junto com a decoração. Como assim? Uma acompanha o projeto da outra, sempre em harmonia com a proposta da comemoração; já a iluminção cenográfica é aquela que tem como finalidade realçar a decoração, ficando o ambiente ainda mais bonito e glamouroso!

Assim meus queridos leitores, tentei aqui, resumidamente, como escrevi no início dar alguns "caminhos" para que vocês possam ter idéia do que terão pela frente caso estejam começando a planejar um evento, um casamento entre outros!

Qualquer dúvida, podem escrever para

amandicaindica@yahoo.com.br

Até a próxima,

Amandica Accioli Salusse

www.twitter.com/Amandica_Indica